Anleitung zur un­ter­neh­mens­weiten Aktivierung und Deaktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für Dein Unternehmen. In Fastdocs-Crew kann der Eigentümer die 2FA für das gesamte Unternehmen verpflichtend aktivieren. Nach der Aktivierung müssen sowohl Eigentümer als auch Mitarbeiter die 2FA in ihren persönlichen Profilen aktivieren.

Die Anleitung gliedert sich in drei Schritte:

1. Aktivierung der 2FA in den Unternehmenseinstellungen
   (Wie der Eigentümer die 2FA für das gesamte Unternehmen aktiviert)
2. Aktivierung der 2FA im persönlichen Profil
   (Anleitung zur Aktivierung der 2FA im persönlichen Profil)
3. Deaktivierung der 2FA
   (Schritte zur Deaktivierung der 2FA sowohl in den Unternehmenseinstellungen als auch im persönlichen Profil, falls notwendig)

1. Aktivierung der 2FA in den Unternehmenseinstellungen

Hinweis: Diese Aktion kann nur vom Eigentümer durchgeführt werden.

1. Login im Portal:

   • Melde Dich mit Deinen Zugangsdaten im Fastdocs-Crew Portal an.
     Hier erklären wir, wie man sich im Portal einloggen kann.

2. Auswahl Hauptnavigation „Einstellungen“ Unterpunkt „Sicherheit“:

   • Navigiere nach dem Login zum Menüpunkt „Einstellungen“ und wähle den Unterpunkt „Sicherheit“ aus.

3. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren:

   • Aktiviere die 2FA, indem Du den entsprechenden Button umschaltest.
   • Die 2FA ist nun für alle Benutzer im Unternehmen verpflichtend.

2. Aktivierung der 2FA im persönlichen Profil

Hinweis: Sobald die 2FA in den Unternehmenseinstellungen aktiviert wurde, müssen alle Benutzer, die sie noch nicht aktiviert haben, dies in ihrem Profil tun. Die Weiterleitung zur Profilseite erfolgt automatisch. Für Mitarbeiter steht zusätzlich ein Hilfeartikel zur Verfügung

1. 2FA Aktivierung starten:

   • Klicke auf „2FA aktivieren“, um den Vorgang zu starten.

2. Passwort-Eingabe:

   • Gebe Dein Passwort ein, um die Aktivierung zu bestätigen.

3. Bestätigung der 2FA durch Scannen des QR-Codes:

   • Öffne Deine Authentifizierungs-App auf Deinem Smartphone (z. B. Google Authenticator oder Microsoft Authenticator).
   • Scanne den angezeigten QR-Code und gebe den generierten Code ein, um die 2FA zu aktivieren.

4. Speichern des Wiederherstellungscodes:

   • Nach der erfolgreichen Aktivierung erhältst Du einen Wiederherstellungscode.
   • Bewahre diesen Code an einem sicheren Ort auf, da er benötigt wird, falls Du den Zugang zu Deiner Authentifizierungs-App verlierst.

3. Deaktivierung der 2FA

Falls es erforderlich ist, kann der Eigentümer die 2FA wieder deaktivieren.

1. Auswahl Hauptnavigation „Einstellungen“ Unterpunkt „Sicherheit“:

   • Navigiere zum Menüpunkt „Einstellungen“ und wähle den Unterpunkt „Sicherheit“ aus.

2. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) deaktivieren:

   • Deaktiviere die 2FA, indem Du den entsprechenden Button umschaltest.

3. Auswahl Menüpunkt „Profil“ Unterpunkt „Einstellungen“:

   • Gehe zum Menüpunkt „Profil“ und wähle den Unterpunkt „Einstellungen“ aus.

4. Button „2FA deaktivieren“ drücken:

   • Klicke auf „2FA deaktivieren“, um den Vorgang abzuschließen.

Zusammenfassung

Die Aktivierung der 2FA in Fastdocs-Crew ist ein wichtiger Schritt, um die Sicherheit Deines Unternehmens zu erhöhen. Die Aktivierung erfolgt in zwei Phasen: Zunächst wird die 2FA in den Unternehmenseinstellungen aktiviert, anschließend muss jeder Benutzer die 2FA in seinem Profil einrichten. Wenn notwendig, kann der Administrator die 2FA auch wieder deaktivieren.